APPEL D’OFFRES: Fourniture de tricycles au Sénégal – Phase 2
Réf. SN-25-807-02: Fourniture de tricycles aux chefs de famille en situation économique difficile
Préparé par : HUMAN APPEAL SÉNÉGAL Octobre 2025
SECTION I INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
GÉNÉRALITÉS
Portée de l’offre
HA-Sénégal lance un appel d’offres de 43 tricycles avec équipements.
1.2 Le soumissionnaire retenu doit achever la fourniture à la date de livraison prévue indiquée à la section II, à compter de la date signature du contrat.
Soumissionnaires éligibles
2.1 Cet appel d’offres est ouvert aux entreprises établies au Sénégal.
2.2 Les soumissionnaires ne doivent pas faire l’objet d’une déclaration d’inéligibilité pour pratiques de corruption, frauduleuses et coercitives délivrée par HA-Sénégal.
2.3 Les soumissionnaires ne doivent pas être impliqués dans des actes/activités criminels ou associés à des individus et/ou entités associés à des activités criminelles.
Pratiques corrompues, frauduleuses, collusoires et coercitives
3.1 HA-Sénégal exige que tous ; Le personnel de HA-Sénégal, soumissionnaires, fournisseurs ou distributeurs, observent les normes d’éthique les plus élevées lors de la passation des marchés et de l’exécution de tous les contrats. HA- Sénégal rejettera toute Offre présentée par les Soumissionnaires ou, le cas échéant, mettra fin à leur contrat, s’il est établi qu’ils se sont livrés à des pratiques de corruption, frauduleuses, collusoires ou coercitives.
LES DOCUMENTS D’APPEL D’OFFRES
1. Contenu du dossier d’appel d’offres
Les matériaux/marchandises nécessaires, les procédures d’appel d’offres et les conditions contractuelles sont prescrits dans les documents d’appel d’offres. En plus de l’appel d’offres, le dossier d’appel d’offres comprend :
- Demande d’appel d’offres avec spécifications détaillées et instructions aux soumissionnaires (RIT).
- Profil de l’entreprise avec adresse de contact détaillée et physiquement vérifiable.
- Preuve d’expériences passées dans un travail similaire avec des ONG internationales et locales avec documents de preuves (c’est-à-dire des références, des certificats d’enregistrement légaux, des lettres de recommandation de clients précédents et/ou actuels, des PO, des contrats, etc.).
- Certificats d’enregistrement des régions d’exploitation cibles.
- Certificat commercial du ministère du Commerce et de la chambre commerciale.
- Certificat/lettre de conformité fiscale validé
- Relevé bancaire de la dernière année.
- Passeport du dirigeant d’entreprise.
Le soumissionnaire doit examiner toutes les instructions, les formulaires, les termes et les spécifications des documents d’appel d’offres. Le fait de ne pas avoir complété tous les renseignements requis dans le dossier d’appel d’offres ou de ne pas présenter une offre qui ne répond pas pour l’essentiel au dossier d’appel d’offres peut entraîner le rejet de sa soumission.
2. Clarification du dossier d’appel d’offres
Un soumissionnaire potentiel qui souhaite obtenir des éclaircissements sur les documents d’appel d’offres peut le notifier au numéro de téléphone 77 887 44 82 Ce numéro de bureau sera disponible de 8h00 à 16h00 uniquement les jours ouvrables (du Lundi au Vendredi).
3. Modification du dossier d’appel d’offres
- À tout moment avant la date limite de soumission des offres, HA-Sénégal, pour quelque raison que ce soit, de sa propre initiative ou en réponse à une clarification demandée par un soumissionnaire potentiel, peut modifier le dossier d’appel d’offres par voie d’amendement.
- Tous les soumissionnaires potentiels qui ont reçu le dossier d’appel d’offres seront informés de la modification par écrit et sera contraignant pour eux.
- Afin de laisser aux soumissionnaires potentiels un délai raisonnable pour tenir compte de l’avenant dans la préparation de leurs offres, HA-Sénégal peut, à sa discrétion, prolonger la date limite de soumission des offres (si nécessaire).
PRÉPARATION DES OFFRES
1. Coût de l’enchère
Le soumissionnaire supportera tous les frais liés à la préparation et à la soumission de son offre, et HA-Sénégal ne sera pas responsable de ces coûts.
2. L’offre
Le Soumissionnaire doit proposer l’Offre avec tous les détails et le Barème de prix approprié, en indiquant la quantité/qualité à fournir conformément aux descriptions utilisées.
3. Prix des offres
- Le soumissionnaire doit indiquer sur le bordereau de prix approprié les prix unitaires et le prix total de l’offre des biens qu’il se propose de fournir en vertu du contrat.
- Les prix indiqués par le soumissionnaire sont fixés pendant l’exécution du contrat par le soumissionnaire et ne peuvent être modifiés à aucun moment sauf indication contraire. Une offre soumise avec un devis ajustable sera considérée comme non recevable et sera rejetée.
4. Devise de l’enchère
Les prix sont exprimés en Franc CFA (XOF).
5. Période de validité des offres
Les offres resteront valables pendant une période de 22 jours calendaire après la date d’ouverture des offres prescrite par l’équipe d’approvisionnement de HA-Sénégal. Une offre valable pour une période plus courte est rejetée par HA-Sénégal comme non recevable.
SOUMISSION DES OFFRES
1. Canal de soumission des offres
Tous les fournisseurs qui souhaitent postuler peuvent envoyer leurs offres à l’adresse e-mail suivante :
SN-25-807-03.Tender@humanappeal.org.uk
Seules les copies numérisées complétées du Chapitre II : Calendrier des exigences/TITRE DU PROJET: Réf. SN-25-807-02 feront foi.
Des copies numérisées des documents justificatifs de la soumission demandée doivent être jointes en format PDF. Il s’agit notamment d’un certificat de conformité fiscale, de certificats d’enregistrement de région et d’un certificat commercial du ministère du Commerce, d’un relevé bancaire, d’un profil de 3 pages maximum et d’une preuve d’expérience.
2. DATE LIMITE DE SOUMISSION DES OFFRES
Les offres doivent être reçues par HA-Sénégal à l’adresse e-mail indiquée ci-dessus au plus tard à 23:59:59 EAT le 07 novembre 2025.
HA-Sénégal peut, à sa discrétion, proroger ce délai de soumission des offres.
1. OFFRES TARDIVES
Toute offre reçue par HA-Sénégal après la date limite de soumission des offres prescrite sera rejetée et ne sera pas transmise pour les processus d’ouverture des offres. Le soumissionnaire assumera la responsabilité de la dépossession des documents d’appel d’offres.
2. OUVERTURE ET ÉVALUATION DES OFFRES
A. Ouverture des offres (téléchargements)
Les offres seront ouvertes le 10 novembre 2025 par un Comité interne composé uniquement de personnel de HA Sénégal. Aucune offre ne sera rejetée avant l’ouverture des offres, à l’exception des offres tardives.
B. Clarification des offres et communication avec les soumissionnaires
Lors de l’évaluation des offres, HA-Sénégal peut, à sa discrétion, demander au Soumissionnaire une clarification de son offre. La demande d’éclaircissements et la réponse doivent être faites par écrit ou par téléphone par un membre du personnel désigné, et aucun changement dans les prix ou l’essence de l’offre ne doit être demandé, offert ou autorisé.
1. Examen préliminaire
HA-Sénégal examinera les offres pour déterminer si elles sont complètes, si des erreurs de calcul ont été commises, si les garanties requises ont été fournies, si les documents ont été correctement signés et si les offres sont généralement en règle.
2. Évaluation et comparaison des offres
L’évaluation d’une candidature par HA-Sénégal
- Dans le cas de marchandises/matériaux, les taxes de vente et autres taxes similaires seront à la charge du vendeur, qui seront payables sur les marchandises si un contrat est attribué au soumissionnaire ;
- Dans le cas de marchandises/matériaux d’origine étrangère offerts de l’étranger, les droits de douane et autres taxes à l’importation similaires qui seront payables sur les marchandises seront à la charge du soumissionnaire si le marché est attribué au soumissionnaire.
L’évaluation d’une offre par HA-Sénégal prendra en compte, en plus du prix de l’offre proposée, conformément à un ou plusieurs des facteurs suivants :
- Calendrier de livraison proposé dans l’offre ;
- Écarts dans le calendrier de paiement par rapport à celui spécifié dans les conditions du contrat ;
- Autres critères spécifiques indiqués et/ou dans les Spécifications Techniques, examen des échantillons (si nécessaire);
- Possibilité de fournir des articles dans tous les endroits ciblés.
Clarification des offres et prise de contact avec HA-Sénégal
- Aucun Soumissionnaire ne s’engage à contacter HA-Sénégal pour toute question relative à son offre, depuis l’ouverture des offres jusqu’au moment de l’attribution du marché. Si le Soumissionnaire souhaite apporter des informations complémentaires à la connaissance de HA-Sénégal, il doit le faire par écrit et par courrier électronique.
- Toute tentative d’un soumissionnaire d’influencer HA-Sénégal dans ses décisions en matière d’évaluation des offres, de comparaison des offres ou d’attribution du contrat peut entraîner le rejet de l’offre du soumissionnaire.
Post-qualification
- En l’absence de pré-qualification, HA-Sénégal déterminera à sa satisfaction si le Soumissionnaire qui est sélectionné comme ayant présenté l’offre recevable évaluée la plus basse est qualifié pour exécuter le contrat de manière satisfaisante, conformément aux critères énumérés dans les Instructions aux Soumissionnaires (ITB).
- La décision tiendra compte des capacités financières, techniques et de production du soumissionnaire. Il s’appuiera sur l’examen de la documentation de la preuve des qualifications du Soumissionnaire présentée par le Soumissionnaire ainsi que toute autre information que HA-Sénégal jugera nécessaire et appropriée.
- Avant l’attribution, HA-Sénégal vérifiera et validera tous les documents/informations soumis et, si nécessaire, procédera à une inspection physique du bureau, de l’usine/entrepôt et de l’équipement du soumissionnaire.
- Une décision affirmative sera une condition préalable à l’attribution du contrat au soumissionnaire. Une décision négative entraînera le rejet de l’offre du soumissionnaire, auquel cas HA-Sénégal procédera à l’offre évaluée la plus basse suivante pour faire une détermination similaire des capacités de ce soumissionnaire à fonctionner de manière satisfaisante.
Droit de l’acheteur d’accepter toute offre et de rejeter une ou toutes les offres
HA-Sénégal se réserve le droit d’accepter ou de refuser toute offre, d’annuler le processus d’appel d’offres et de rejeter toutes les offres à tout moment avant l’attribution du contrat, sans pour autant encourir de responsabilité vis-à-vis du soumissionnaire concerné ni d’obligation d’informer le(s) soumissionnaire(s) concerné(s) de la motivation de la section HA Sénégal.
ATTRIBUTION DU CONTRAT
1. Critères d’attribution
HA-Sénégal attribuera le contrat au soumissionnaire retenu dont l’offre aura été jugée substantiellement conforme et aura été déterminée comme étant l’offre la plus basse évaluée, à condition en outre que le soumissionnaire soit jugé qualifié pour exécuter le contrat de manière satisfaisante.
2. Droit de l’acheteur de modifier les quantités au moment de l’attribution
HA-Sénégal se réserve le droit, au moment de l’attribution du contrat, d’augmenter ou de diminuer la quantité de biens et de services initialement spécifiée dans le cahier des charges, sans aucun changement de prix unitaire ou d’autres termes et conditions.
3. Notification de la sentence
- Avant l’expiration de la période de validité de l’offre, HA-Sénégal informera par écrit l’Adjudicataire que son offre a été acceptée.
- La notification de l’attribution constituera la formation du contrat.
4. Signature du contrat
En même temps que HA-Sénégal notifie au soumissionnaire retenu que son offre a été acceptée, HA-Sénégal et le soumissionnaire retenu signeront des accords.
Autres affections associées
- Tous les matériaux/articles doivent être 100% conformes aux spécifications, quantité et qualité requises
- Les offres doivent inclure : Frais de port et de transport/livraison
- Le paiement se fera par virement bancaire EcoBank-Senegal
- Le paiement sera effectué dans les 30 jours ouvrables suivant la fin de la livraison sur présentation des factures, des bons de livraison (DN) et des bons reçus (GRN).
- Veuillez joindre votre expérience avec d’autres organisations ou ONG internationales et une lettre de recommandation
- Vous devez disposer d’un relevé bancaire de la dernière année pour confirmer la solvabilité en termes de liquidité de l’enchérisseur.
- Les prix doivent être fournis selon le même format et les mêmes spécifications ci-dessous.
CHAPITRE II. CALENDRIER DES EXIGENCES
TITRE DU PROJET : Réf. SN-25-807-02, Sénégal
L’appel d’offre contient ce qui suit :
| SN | Description | Unité | Quantité | Prix unitaire
en FCFA (y compris le chargement, le déchargement et le transport) |
Total en FCFA
(y compris le chargement, le déchargement et le transport) |
| MATÉRIEL | |||||
| 1 | Tricycle (avec :
§ Un moteur 250 cc. § 3 ou 5 roues. § Chargement max: 2 tonnes. § Roue de secours. § Kit de dépannage. § Pack administratif (carte grise, plaque d’immatriculation et Assurance) |
PCS | 43 | ||
| 2 | Casque avec lunettes de protection | PCS | 43 | ||
| 3 | Gants | PCS | 43 | ||
| 4 | Chaussures adaptées à la conduite de tricycle (semelles souple et fine) | PCS | 43 | ||
| 5 | Carburant | PCS | 43 | ||
| TOTAL HTVA | |||||
| 18 % TVA | |||||
| Total y compris le chargement, le déchargement et le transport | |||||
| Nom de l’entreprise | ||
| Statut juridique de l’entreprise | 1. Entreprise Public | |
| 2. Entrepreneur individuel | ||
| 3. Société à responsabilité limitée | ||
| 4. Partenariat | ||
| 5. Autre (Veuillez precise) | ||
| Numéro NTN | ||
| Adresse postale | ||
SECTION III QUESTIONNAIRE/FORMULAIRE DE CONTACT
Questionnaire des soumissionnaires/Formulaire de contact
- Renseignements sur l’Entreprise :
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Coordonnées :
| Contact principal
(Chef de la direction) |
Personne focale |
|
| Nom | ||
| Désignation | ||
| Téléphone (avec code de la ville) | ||
| Téléphone mobile | ||
| Courriel |
- Liste des administrateurs : (Indiquez les noms et prénoms et l’adresse de la personne-ressource)
| Prénoms | Position | Adresse de contact |
Document d’appel d’offres rempli par :
Nom:
Désignation:
Signature et cachet :
USAGE OFFICIEL UNIQUEMENT
Document d’appel d’offres téléchargé par : (pour le personnel de HA-Sénégal)
Nom:
Date:
Tender – Tricycle project- Phase 2 – SN-25-807-02- 2025- Senegal